13 phương pháp để giữ cho các nhóm từ xa hoạt động trơn tru

 Đại dịch coronavirus đã buộc các doanh nghiệp trên toàn cầu đóng cửa các hoạt động trực tiếp. Do đó, nhiều công ty và ngành công nghiệp truyền thống đã bất ngờ bị đẩy vào lãnh thổ xa lạ là quản lý lực lượng lao động từ xa.

Trong khi một số người đã quay trở lại mức độ làm việc tại chỗ, nhiều người vẫn tiếp tục cung cấp công việc từ xa một phần hoặc toàn thời gian. Điều này đưa ra những thách thức duy nhất để duy trì một nhóm có tổ chức và năng suất, nhưng những khó khăn này có thể được khắc phục bằng các chiến lược phù hợp.

Dưới đây, các thành viên của Hội đồng Kinh doanh Forbes chia sẻ 13 phương pháp hay nhất để giữ mọi thứ hoạt động trơn tru trong khi quản lý nhân viên và nhà thầu từ xa của bạn.

Ảnh của các thành viên nổi bật.

Các thành viên của Hội đồng Kinh doanh Forbes chia sẻ các phương pháp quản lý nhân viên từ xa. HÌNH ẢNH LỊCH SỰ CỦA CÁC THÀNH VIÊN CÁ NHÂN.

1. Tăng cường tinh thần

Chúng tôi phải đảm bảo rằng đội được thúc đẩy bằng cách thúc đẩy tinh thần của họ. Điều này được thực hiện bằng cách liên tục nhắc nhở bản thân về tầm quan trọng của cảm giác đoàn kết, ý thức về mục đích, cảm giác quyền lực và sự đánh giá chung về việc tất cả chúng ta được chúc phúc và đặc ân như thế nào bất kể điều gì đang xảy ra xung quanh chúng ta. Chúng tôi tập trung vào công việc hiện tại, đồng thời trân trọng sự an toàn và đồng loạt kỷ niệm chiến thắng của chúng tôi. - Chandra Dake , Dake Group

2. Duy trì ranh giới

Duy trì ranh giới và minh bạch. Làm việc từ xa không có nghĩa là mọi người luôn sẵn sàng làm việc. Trên thực tế, họ có thể đang thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc trẻ em và các nhiệm vụ khác, vì vậy hãy đối xử nhân văn với các thành viên trong nhóm của bạn. Đây cũng là những thời điểm chưa từng có. Hãy trung thực với nhóm của bạn rằng bạn không có mọi thứ như một nhà lãnh đạo, nhưng bạn cam kết học hỏi, phát triển và chia sẻ trong suốt chặng đường. - Bilen Mesfin , Tư vấn Thay đổi

KHUYẾN MÃI

Square  BRANDVOICE  | Chương trình trả phí

Cách quản lý tài chính doanh nghiệp của bạn

Civic Nation  BRANDVOICE  | Chương trình trả phí

Mở khóa hỗ trợ tài chính để học đại học trở nên hợp túi tiền hơn

Grads of Life  BRANDVOICE  | Chương trình trả phí

Cập nhật lực lượng lao động: Đạo luật cân bằng dành cho phụ nữ đi làm của Mỹ

Hội đồng Kinh doanh Forbes là tổ chức mạng lưới và tăng trưởng hàng đầu dành cho các chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo. Tôi có đủ điều kiện không?

3. Kiên nhẫn khi nhân viên chuyển đổi sang công nghệ mới

Làm việc từ xa đòi hỏi công nghệ hiện đại. Nhắc nhở bản thân rằng những nhân viên có nền tảng truyền thống cần nỗ lực nhiều hơn để hiểu cách mọi thứ hoạt động trực tuyến. Thiết kế các thủ tục về sắp xếp công việc và mục tiêu, có thể bằng ngôn ngữ "mẹ đẻ" của chúng. Đối với trách nhiệm giải trình, hãy xây dựng các mối quan hệ thân thiện hơn và nói chuyện với họ để họ có thể lên tiếng về những sai lầm, khó khăn và sự chậm trễ trong công việc. - Reeve Yew , Funnel Duo Media Sdn Bhd

4. Đăng ký thường xuyên

Giao tiếp là chìa khóa! Kiểm tra, tổ chức các cuộc họp thường xuyên và kết nối với nhân viên của bạn ở cấp độ con người. Bạn có thể hỏi, "Bạn đang xoay sở với việc làm việc tại nhà như thế nào?" hoặc "Có thách thức nào bạn muốn thảo luận không?" Điều này là mới đối với rất nhiều người và chúng ta cùng tham gia. Nếu có cơ hội để giúp cải thiện hoặc hỗ trợ lực lượng lao động từ xa của bạn, hãy thử. - Jessica Kline , Backwoods Promotion Inc.

5. Đặt các mốc rõ ràng

Điều quan trọng là phải đặt mục tiêu và cột mốc rõ ràng. Thường xuyên trao đổi với nhóm của bạn về cách các hoạt động của họ đang theo dõi để đạt được những mục tiêu đã đặt ra và minh bạch về cách nhiệm vụ của mỗi người liên kết với những gì quan trọng đối với công ty. Người quản lý nên thường xuyên tương tác với nhóm trên cơ sở cá nhân để họ có thể đặt câu hỏi, thảo luận khi họ gặp khó khăn và nhận được phản hồi về cách tiếp tục. - Mark Selcow , Costanoa Ventures

6. Phát huy thế mạnh của nhân viên

Sự cân bằng này dường như là một cuộc đấu tranh cho các doanh nghiệp và trường học. Một số doanh nghiệp phù hợp với hệ thống này hơn những doanh nghiệp khác. Một nhà quản lý giỏi sẽ luôn phát huy thế mạnh của nhân viên. Ví dụ, họ là người học thính giác, người học dệt may hay kết hợp cả hai? Điều này phụ thuộc vào việc một người quản lý biết đội hình của họ và sử dụng kiến ​​thức đó đúng cách để tạo ra sự khác biệt. - Sabeer Nelliparamban , Tyler Petroleum Inc

7. Thúc đẩy tính minh bạch và chia sẻ thông tin

Cam kết của chúng tôi đối với một nền văn hóa từ xa có nghĩa là chúng tôi tin tưởng vào sự minh bạch thực sự và việc chia sẻ thông tin công khai. Tại Retail Zipline, mọi người đều có quyền truy cập vào mọi thứ, cho dù đó là mô-đun đào tạo chính thức hay phiên động não trong Google Doc. Điều này đảm bảo không ai bị bỏ rơi khỏi cuộc trò chuyện, tất cả các quan điểm của nhân viên đều được đánh giá cao và được lắng nghe và chúng tôi đang tiếp tục làm việc cùng nhau như một nhóm. - Melissa Wong , Zipline bán lẻ

8. Cùng nhau tạo ra các Mục tiêu THÔNG MINH

Giữ cho mọi người của bạn gần gũi và giao tiếp thường xuyên. Ngày nay, mọi người đang khao khát sự cân bằng, và các nhà lãnh đạo cần ngăn họ kiệt sức. Thay vì bị cuốn vào việc theo dõi thời gian của họ, thay vào đó hãy tập trung vào việc đo lường kết quả. Làm việc cùng nhau để tạo ra các mục tiêu SMART có ý nghĩa nhằm tạo ra sự tập trung, thúc đẩy và trách nhiệm giải trình. Điều này cũng sẽ giúp bạn củng cố các mối quan hệ và đảm bảo rằng tất cả các bạn đều phù hợp. - Eric Castro , Bankers Healthcare Group

9. Trợ giúp Thiết lập Văn phòng Tại nhà

Giúp nhân viên tạo không gian làm việc tại nhà chuyên dụng. Làm việc tại một quầy bếp có thể không lý tưởng và cũng không giúp thúc đẩy sự tập trung. Khi nhân viên của chúng tôi bắt đầu làm việc từ xa, chúng tôi đã gửi bàn, ghế và tai nghe để họ có những công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả. Tạo không gian làm việc chuyên dụng, bất kể quy mô, có thể giúp thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống và đảm bảo nhân viên dành thời gian chăm sóc bản thân. - Jason McCann , Vari

10. Duy trì các cuộc họp riêng và họp nhóm thường xuyên

Hãy cân nhắc rằng công việc từ xa không phải là tất cả những gì khác biệt và giao tiếp là chìa khóa quan trọng. Sắp xếp lịch trình cho các cuộc họp trực tiếp và họp nhóm thường xuyên. Sử dụng hội nghị truyền hình khi có thể. Kêu gọi mọi người thi đua chạy vào họ trong hành lang. Hãy rõ ràng về mục tiêu và thường xuyên liên lạc dựa trên tiến độ. - Jason Richmond , Kết quả lý tưởng, Inc.

11. Để nhân viên tự sắp xếp công việc từ xa

Nói chung, tôi thích để nhân viên của mình thiết lập sự sắp xếp làm việc của riêng họ. Tôi nhận thấy một số người có nhu cầu và muốn liên lạc thường xuyên, trong khi những người khác muốn được giao phạm vi công việc chi tiết với sự giám sát rất hạn chế và cung cấp các bản cập nhật dựa trên các điều khoản của riêng họ. Ít giám sát hơn chắc chắn đòi hỏi mức độ tin cậy lớn nhưng khi nó hoạt động, sức mạnh tổng hợp còn lớn hơn nhiều. - Daniel Beck , 401GO

12. Phân tích và chuẩn bị cho các tình huống trong tương lai

Post Covid-19, nhu cầu của đối tác, khách hàng và nhân viên đã thay đổi và sẽ tiếp tục thay đổi. Phân tích các tình huống trong tương lai và chuẩn bị các cách thức sáng tạo chiến lược để giải quyết các nhu cầu thay đổi trong các tình huống đó. Thiết lập các quan hệ đối tác mới để mở rộng quy mô thị trường sản phẩm và dịch vụ. Xây dựng văn hóa chuyển đổi nguồn lực mà không có sự va chạm ở tốc độ nhanh là những yếu tố then chốt để chứng minh doanh nghiệp của bạn trong tương lai. - Deepak Mittal , NextGen Invent Corporation

13. Đặt tầm nhìn và thiết lập kế hoạch toàn nhóm

Đặt tầm nhìn và lập kế hoạch. Yêu cầu mọi người viết ra cách họ sẽ hỗ trợ kế hoạch đó. Sau đó, xem xét, chỉnh sửa nó cho phù hợp và yêu cầu họ có trách nhiệm với việc đăng ký thường xuyên. Chúng tôi gọi nó là OKR (Mục tiêu và Kết quả chính), nhưng những người khác chỉ gọi nó là lập kế hoạch và quản lý. Nó hoạt động trực tiếp hoặc từ xa. - Brett Crosby , PeerStreet